La Gestión de Viajes en Latinoamérica -¿Es Hora De Un Nuevo Modelo?
Según el Reporte Anual del Índice de los Viajes de Negocios de la Asociación Global de Viajes de Negocio (GBTA BTI™, por sus siglas en Ingles), publicado en Julio, la inversión en viajes de negocios en América Latina ascendió a US$59 billones en el 2014. La mayoría de la actividad en América Latina se generó en Brasil, con US$32 billones. México le sigue con US$ 7,4 billones. Colombia es tercera con US$ 4,4 billones. Otros mercados clave fueron Venezuela, Perú, Chile y Argentina, con montos de entre US$2,5 a 3 billones cada uno. El crecimiento total de la inversión en viajes de negocios en América Latina se ha dado a un promedio de 6,8% al año entre el 2000 y el 2014. Se proyecta que crecerá 5,9% al año entre el 2015 y el 2019
De hecho los 7 países mencionados asumieron 94% de este monto. Eso significa que en el resto de la región se invirtieron US$ 3,5 billones (¡con una B!) en viajes de negocios el año pasado. En mi opinión, esto nos revela dos datos muy importantes:
- La inversión en viajes de negocios en mercados considerados pequeños es significativo,
- Si la proyección de GBTA se mantiene y consideramos la situación económica en países claves como Brasil, Venezuela y Argentina, el crecimiento vendrá de estos mercados más pequeños. Particularmente de países en la región Andina y Centro América.
En ese contexto, el modelo actual de gestión de viajes, que se enfoca principalmente en la reducción de costos transaccionales ya no es sostenible. La realidad es que carece de valor estratégico, sin importar desde qué lado del espectro se mire.
Por un lado están los mercados grandes como Brasil. Brasil está sufriendo efectos de gran impacto por la crisis actual y por ende organizaciones van a estar tentadas a “reaccionar”. La reacción es reducir costos transaccionales, lo cual significa seguir con el status quo. De hecho esto refuerza el modelo actual. Del otro lado tenemos a los mercados considerados pequeños. Los países en Centro América, por ejemplo, que están demostrando un crecimiento considerable de la inversión en viajes de negocios. En esta región, la gestión de viajes de negocios no ha sido un tema de prioridad dentro de las organizaciones.
En ambos casos, es necesario prestar mucha atención al modelo de gestión de viajes de negocios. Los motivos para ello son los mismos y aplicables en los dos lados de la ecuación. Desde luego, se tiene que cuidar los presupuestos, disminuir gastos y aumentar inversiones. Pero aún más importante, se debe optimizar la labor, brindar comodidad y mejorar la calidad de vida para cuidar a su talento humano. Este es un principio clave. No podemos dejar que pase que por enfocarnos demasiado en reducir los costos transaccionales de los viajes de negocios, o por no estar preparados para un crecimiento acelerado de los viajes de negocios, nos olvidemos de los efectos de nuestras políticas de viajes sobre nuestros colaboradores, y por ende sobre nuestras organizaciones. Categóricamente, no podemos ignorar los efectos de la Fricción de Viaje.
La Fricción de Viaje pude ser definida como el desgaste de colaboradores que viajan de forma regular. Es generada por una variedad de circunstancias entre ellas:
Pérdida de Tiempo – Según un estudio de Carlson Wagonlit, el promedio de tiempo perdido es de 6.9 horas por viaje. Y puede ser hasta el doble si el viaje es internacional
Efectos Negativos en la Salud – Según la publicación Occupational and Enviromental Medicine, colaboradores que viajan internacionalmente hacen 80% más reclamos a su póliza de seguro médico comparado a colaboradores que no viajan
Viajar en horas personales, noches y fines de semana – Según un estudio hecho por tClara, el top 5% de los viajeros, los llamados Road Warriors, acumulan 214 horas al año sentados en un avión. 65% de ellas fueron en horas personales (No entre las 8 am y 6 pm, Lunes a Viernes). ¡Eso es casi 6 días!
Este desgaste crea costos para las organizaciones, que pueden ser no aparentes, pero son muy reales, como:
Costos por reducción de productividad y ventas - Una encuesta de U.S. Travel Association reveló que colaboradores que viajan por negocios evitaron 2.7 viajes al año, sin importar las consecuencias de no visitar a su cliente en persona
Aumento de gastos en viajes de negocios – Según el GBTA, colaboradores que viajan frecuentemente por negocios gastan en promedio $2,881 al año sobre lo que su política de viaje permite
Costos de Retención y Rotación de personal – según un estudio de tClara, los índices de rotación de personal en el top 15% de los viajeros, son entre el 10% y el 16%. Y según SHRM, el costo de reemplazar un colaborador es entre **90% y 200%**de su salario
Por ello es necesario promover un nuevo modelo para la gestión de viajes de negocios en la región. Un modelo que tome en cuenta no solo los costos transaccionales. Un modelo que también el costo de la Fricción de Viaje, un modelo que:
Proporcione datos y valores cuantificables a los dueños de presupuesto y tenga apoyo de sus proveedores
Invite a actores importantes dentro de su organización a participar en la discusión
Eleve el perfil y la importancia de la gestión de viajes. Particularmente el impacto que tiene sobre la gestión de capital humano dentro de su organización
La respuesta es el modelo del Costo Total. Su objetivo es encontrar el costo TOTALmás bajo de viajar. Esto incluye el costo CUANTIFICABLE hacia la empresa del desgaste del personal que viaja. Este modelo está basado en 3 puntos principales:
Colaborar y junto a los dueños de presupuesto a establecer objetivos relacionados a los colaboradores que viajan. Por ejemplo: retención y rotación de personal, índice de felicidad, seguridad y salud, etc.
Que el departamento de compras y de gestión de capital humano estén de acuerdo sobre qué indicadores se van a medir. Así se puede hacer seguimiento a los costos del desgaste de los colaboradores que viajan
Crear una estrategia de viajes de negocios que soporte los objetivos propuestos, sea fácil de medir y monitorear, y sea flexible para hacer ajustes según sean necesarios
De esta forma, se ayudan organizaciones en los dos lados de la ecuación. Ya sea en mercados donde la situación económica se ha deteriorado y necesitan controlar costos. O en mercados donde los viajes de negocios están creciendo y necesitan estrategias para manejar ese crecimiento. En ambos casos, pueden enfrentar sus respectivas situaciones. Usando un modelo de gestión de viajes que toma en cuenta todos los costos asociados a sus viajes de negocios y refleja su compromiso de cuidar su activo más importante, su gente.
Quiero dar un agradecimiento especial a Scott Gillespie, Socio Director de tClara, y un pionero en la nueva gestión de viajes de negocios por facilitarnos información y datos sobre los efectos de la Fricción de Viaje.
Si necesitan más información sobre cómo reducir la Fricción de Viaje, y como iniciar la conversación sobre el modelo del Costo Total, no duden en contactarme y conversamos.
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